Ghid de legislatie
Legislatia pontajului. Clar si la zi.
Ce trebuie sa stie un angajator despre evidenta timpului de lucru: obligatia legala, controlul, orele suplimentare, telemunca si pontajul cu amprenta.
Pe scurt
- Angajatorul trebuie sa tina evidenta orelor lucrate zilnic de fiecare salariat, cu ora de inceput si de sfarsit (art. 119 din Codul muncii).
- Evidenta se prezinta inspectorilor de munca ori de cate ori o cer. Legea nu impune hartia; evidenta electronica este acceptata.
- Curtea de Justitie a UE cere un sistem obiectiv, fiabil si accesibil de masurare a timpului de lucru (cauza C-55/18, 2019).
- Nerespectarea regulilor privind munca suplimentara se sanctioneaza cu amenda de 1.500-3.000 lei pentru fiecare persoana identificata.
- Pontajul cu amprenta este permis, dar cere documentarea necesitatii si a proportionalitatii, conform GDPR.
1. Obligatia de evidenta a timpului de lucru
Codul muncii (Legea nr. 53/2003), la art. 119, prevede ca angajatorul are obligatia sa tina evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, si sa supuna aceasta evidenta controlului inspectiei muncii ori de cate ori este solicitat. Forma actuala a obligatiei a fost introdusa in 2017.
Pentru salariatii mobili si pentru cei care lucreaza la domiciliu sau in telemunca, evidenta se tine potrivit modalitatii convenite in scris cu salariatul.
Ce inseamna in practica
- Pentru fiecare zi si fiecare angajat se vad ora de inceput si ora de sfarsit, nu doar un total de 8 ore.
- Evidenta trebuie sa existe la momentul controlului, nu sa fie reconstituita ulterior.
- Corectiile trebuie sa poata fi explicate: cine a modificat, cand si de ce.
2. Hotararea CJUE din 2019
In cauza C-55/18 (CCOO contra Deutsche Bank), Curtea de Justitie a Uniunii Europene a stabilit, la 14 mai 2019, ca statele membre trebuie sa oblige angajatorii sa instituie un sistem obiectiv, fiabil si accesibil care sa permita masurarea duratei timpului de lucru zilnic al fiecarui lucrator. Forma concreta a sistemului poate tine cont de domeniul de activitate si de marimea companiei.
3. Munca suplimentara
Prin Legea nr. 85/2020, art. 260 alin. (1) lit. i) din Codul muncii sanctioneaza nerespectarea dispozitiilor privind munca suplimentara cu amenda de la 1.500 la 3.000 de lei pentru fiecare persoana identificata ca prestand munca suplimentara. O evidenta clara a orelor si a aprobarilor este cea mai simpla protectie.
4. Ce documente iti cere un control
- Evidenta orelor lucrate zilnic: condica de prezenta sau pontajul electronic
- Foaia colectiva de prezenta, document financiar-contabil folosit la salarizare
- Programul de lucru si planificarea turelor
- Aprobarile pentru orele suplimentare si compensarea lor
- Cererile si aprobarile de concediu
5. Telemunca
Legea nr. 81/2018 privind telemunca cere ca modul de evidenta a orelor lucrate de telesalariat sa fie stabilit in contract sau in actul aditional. Angajatorul poate folosi aplicatii de pontaj pe PC sau pe telefon, daca regulile sunt comunicate angajatului.
6. Pontajul cu amprenta si GDPR
Amprenta este data biometrica, deci categorie speciala de date personale in sensul art. 9 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Legea nu interzice pontajul cu amprenta, dar angajatorul trebuie sa arate ca este necesar si proportional pentru scopul urmarit si ca alternative mai putin intruzive, de exemplu cardul RFID, nu sunt suficiente.
Pozitia Creasoft: alegerea metodei de pontaj si conditiile de utilizare se analizeaza pentru fiecare angajator. Caracteristicile cititorului sunt descrise in expertiza tehnica; documentele si masurile aplicabile se stabilesc pentru situatia concreta, impreuna cu specialistii companiei.
Ce documente ar trebui sa aiba angajatorul
- Nota de necesitate si proportionalitate, cu motivele concrete pentru care se foloseste amprenta
- Evaluarea impactului asupra protectiei datelor (DPIA)
- Informarea angajatilor, clara si separata
- Un acord real, nu doar o semnatura formala, si o alternativa pentru cine nu doreste amprenta
- Politica de pastrare si stergere a datelor
- Masuri tehnice: amprenta transformata in cod criptat, fara stocarea imaginii
Ce face cititorul Creasoft
Cititorul Creasoft transforma amprenta intr-un cod digital criptat si nu pastreaza imaginea amprentei. Modul de stocare este descris intr-o expertiza tehnica din 2020, publica. Clientii care folosesc pontajul cu amprenta primesc un set de modele de documente, ca recomandari de adaptat impreuna cu juristul propriu.
Surse
- Legea nr. 53/2003, Codul muncii, republicata, cu modificarile ulterioare: art. 119 si art. 260
- Legea nr. 85/2020 pentru modificarea art. 260 din Codul muncii (Monitorul Oficial nr. 525 din 18 iunie 2020)
- Hotararea CJUE din 14 mai 2019, cauza C-55/18
- Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activitatii de telemunca
- Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), art. 6 si art. 9
- Textele consolidate: legislatie.just.ro
Intrebari frecvente.
Este obligatoriu pontajul electronic?
Nu. Obligatorie este evidenta orelor lucrate zilnic, cu ora de inceput si de sfarsit (art. 119 din Codul muncii). Pontajul electronic este cel mai simplu mod de a o tine corect si de a o prezenta la control.
Ce amenda primesc pentru orele suplimentare neevidentiate?
Pentru nerespectarea dispozitiilor privind munca suplimentara, amenda este de 1.500-3.000 lei pentru fiecare persoana identificata ca prestand munca suplimentara (art. 260 alin. (1) lit. i) din Codul muncii, forma data de Legea nr. 85/2020).
Pot folosi pontajul cu amprenta?
Da, daca poti justifica necesitatea si proportionalitatea si ai documentatia ceruta de GDPR pentru datele biometrice. Pentru multi angajatori, cardul sau telefonul sunt alternative suficiente.
Pontajul electronic este acceptat de Inspectia Muncii?
Legea cere evidenta, nu un anumit suport. Rapoartele din pontajul electronic, cu orele de inceput si de sfarsit pentru fiecare zi, pot fi prezentate la control.
Evidenta timpului de lucru, fara emotii la control.
O demonstratie online dureaza in jur de 30 de minute. Iti aratam pontajul, rapoartele si documentele pe un exemplu apropiat de compania ta.
Sau suna la vanzari: 0749 500 400